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Tenemos mucho que aprender de la AEAT. La pre AAA

La AEAT ha puesto en producción un nuevo sistema.

Se ha incorporado en los portales de IVA y SII un nuevo servicio de ayuda denominado, que resuelve las principales dudas planteadas cuando el empresario realiza este tipo de operación con clientes o proveedores extranjeros. Sigue leyendo

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Segunda entrada

Los procesos de gestión de documentos electrónicos

El programa de tratamiento incluye los siguientes procesos de gestión de documentos que deben llevarse a cabo según los procedimientos establecidos para cada uno de ellos:

Captura de documentos.

Registro de documentos.

Clasificación de documentos.

Descripción de documentos.

Calificación de los documentos. Incluye:

Determinación de los documentos esenciales.

Valoración de los documentos y determinación de los plazos de conservación.

Dictamen de la autoridad calificadora.

Conservación de los documentos.

Acceso a los documentos.

Trazabilidad.

Captura

La captura del documento electrónico, dotándolo de un identificador señala su entrada en un sistema de gestión de documentos electrónicos y garantiza su identificación unívoca. En el momento de la captura se establece una relación entre el documento, su productor y el contexto en que se originó. Esto se consigue mediante la asignación de los metadatos mínimos obligatorios definidos en la NTI de Documento electrónico, lo que permite, entre otras cosas:

Situar el documento en relación con el proceso de gestión donde se originó o al cual se incorpora.

Asociarlo a otros documentos, pasando a formar parte de un expediente electrónico o una agrupación documental.

Identificar los plazos de las acciones dictaminadas pendientes de ejecución que se asocian al documento, o en su caso, al expediente o agrupación documental.

La captura de un documento electrónico se completa con otros procesos y operaciones de gestión de documentos, tales como el registro, la clasificación o la inclusión en el índice de un expediente electrónico, tal y como se indica en la NTI de Expediente electrónico.

La captura incluye:

Documentos electrónicos, ‘nacidos’ electrónicos procedan de ciudadanos o sean creados durante el proceso por la DGT.

Digitalización de documentos, tanto un puesto de trabajo del gestor, como por remesas en departamentos o centros especializados.

Transformación de documentos electrónicos, pre-normas de interoperabilidad, en documentos electrónicos conformes con lo que determina la Resolución

Registro

La norma, inspirada en normas de origen sajón, emplea el término de registro en el concepto de registrar algo a la entrada de un subsistema. No hace mención al registro electrónico ubicado en la sede de la DGT, que es solo, una vía más de aportación documental.

El proceso de registro, en este contexto de toma de razón, es un requisito legal definido en la legislación de procedimiento administrativo que marca la incorporación de un documento al sistema de gestión de documentos de una organización.

El proceso de registro es relevante puesto que proporciona rastro evidente de la entrada y la salida de un documento de una organización (de/hacia el exterior o inter departamentos), lo que asegura su existencia, y sirve para facilitar información al ciudadano respecto a su estado de tramitación.

Registrar consiste en la introducción de una breve información descriptiva o de metadatos sobre el documento (el asiento), y la asignación de un identificador dentro del sistema. Esta información descriptiva obligatoria se detalla en la legislación de procedimiento administrativo en vigor.

Habida cuenta de que la iniciativa en la presentación de documentos ante cualquier organización corresponde al ciudadano, la Ley 11/2007 establece la posibilidad de digitalizar documentos en papel coincidiendo con el proceso de registro, con el fin de facilitar la gestión de los documentos mediante su conversión a un formato digital. Por esta causa deberá tenerse en cuenta la NTI de Digitalización de documentos.

Clasificación

El ENI establece el deber de las organizaciones, y de la DGT por ello, de adoptar los procedimientos de clasificación de sus documentos de acuerdo con criterios funcionales, esto es, de acuerdo con las actividades que desarrollan.

La clasificación consiste en agrupar documentos según criterios de actividad, lo que sirve para:

Establecer vínculos entre diferentes actuaciones representadas en documentos individuales, constituyendo expedientes o agrupaciones.

Ayudar a la recuperación de documentos referentes a una función o una actividad concreta.

Definir niveles de seguridad y acceso para documentos, expedientes y otras agrupaciones de documentos, lo que permite atribuir permisos de acceso a los usuarios.

Establecer plazos de conservación en atención a los valores de los documentos y los calendarios de conservación existentes.

Definir dictámenes de la autoridad calificadora y acciones de conservación coherentes.

La clasificación realizada por la DGT se concreta, en la práctica de la gestión de los documentos, en los denominados cuadros de clasificación de documentos complejos (CdC), que pueden definirse como una estructura de categorías funcionales organizadas de manera codificada, jerárquica y lógica, sobre la base del conjunto de las actividades desarrolladas por la organización en el cumplimiento de sus fines. En gestión documental y archivística se hace referencia a documentos simples y documentos complejos. El cuadro de clasificación responde a la estructuración de los documentos complejos (expedientes y agrupaciones). Los documentos simples disponen de un tipo y sólo generan una entrada en el cuadro de clasificación cuando se custodian de forma ordenada allí no unidos al expediente concreto (facturas, actas, boletines de denuncia –por estudiar-,…).

Se han tenido en cuenta los trabajos de racionalización y simplificación Administrativa xx…

La clasificación de documentos puede completarse mediante la definición de lenguajes controlados, como los tesauros, destinados a explicitar las definiciones y el uso específicos de los términos en la organización o grupo de organizaciones afines, e índices. Esta prevención de la norma permite a la DGT ampliar el concepto de metadato y proponer la definición de metadatos de gestión. Ver xx.